Jeśli zatrudniasz cudzoziemców co roku może się pojawić pytanie jak ich rozliczyć, żeby w razie kontroli z Urzędu Skarbowego nie było problemu. Ogólne zasady są następujące.
Cudzoziemiec, który osiąga w Polsce dochód może podlegać opodatkowaniu w Polsce lub za granicą. Aby uniknąć podwójnego opodatkowania należy to określić na początku zatrudnienia. Pracodawca musi ustalić z pracownikiem, czy jego miejsce pobytu stałego oraz centrum interesów życiowych należy lokalizować w Polsce czy za granicą.
Jeśli obcokrajowiec przyjeżdża tylko sezonowo do Polski w celach zarobkowych i nie wiąże swojej przyszłości z krajem, należy go rozliczać, jako nierezydenta podatkowego. Jest to osoba, która nie posiada w Polsce rezydencji podatkowej i należy pobierać ryczałtowy podatek od wypłat na rzecz takiej osoby. IFT-1/IFT-1R wystawia się do końca lutego i wysyła do urzędu skarbowego oraz do podatnika w związku z przychodami, np. z tytułu wykonywania usług na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło.
Jeśli natomiast cudzoziemiec posiada w Polsce miejsce zamieszkania może ubiegać się o wydanie tzw. certyfikatu rezydencji, dzięki któremu płatnik będzie mógł przygotować PIT-11.
Pracodawca powinien również przyjąć pisemne oświadczenie o rezydencji podatkowej od pracownika.
Jak uzyskać certyfikat rezydencji podatkowej?
Dokument można uzyskać we właściwym Urzędzie Skarbowym dla miejsca zamieszkania cudzoziemca. Z doświadczenia wiemy, że każdy urząd ma swoje wewnętrzne regulacje, dotyczące dodatkowych dokumentów potwierdzających autentyczność zamieszkania w Polsce.
Podstawowymi dokumentami są:
- Wniosek o wydanie zaświadczenia o miejscu zamieszkania lub siedzibie dla celów podatkowych (certyfikatu rezydencji) – można pobrać z rządowej strony;
- Dowód opłaty w wysokości 17zł, płatna na rachunek bankowy właściwego urzędu gminy / dzielnicy;
- Pełnomocnictwo PPS-1, jeśli występujemy w imieniu cudzoziemca;
- Oplata za pełnomocnictwo w wysokości 17zł, dokonana na właściwy rachunek urzędu gminy / dzielnicy;
Dodatkowo mogą być wymagane:
- umowa najmu mieszkania, opłaty za rachunki, np. za prąd lub wodę,
- umowa o pracę/zlecenie, i inne.
Jeśli cudzoziemiec nie był nigdy rozliczony w danym Urzędzie Skarbowym należy pamiętać o złożeniu deklaracji aktualizującej dane zamieszkania cudzoziemca w postaci druku ZAP3.
Potwierdzeniem rezydencji podatkowej może być również ,fakt iż cudzoziemiec przebywa na terytorium Polski powyżej 183 dni w trakcie roku podatkowego(dla osób fizycznych równoznaczny z rokiem kalendarzowym).
Jest to jednak trudne do określenia na początku roku, gdy nie wiemy, czy pracownik spędzi w Polsce tyle dni. Nie mamy na to, żadnej gwarancji, a prawidłową zaliczkę na podatek należy odprowadzać co miesiąc.
Wiele firm korzysta z usług biura legalizacji pracy cudzoziemców, tak jak z usług biura księgowego. Zaoszczędza to czas właścicieli i pomaga uniknąć sytuacji nielegalnego zatrudnienia pracownika.
Zachęcamy do współpracy z Nami:
- przeprowadzimy bezpłatną analizę sytuacji przyszłego pracownika i zaproponujemy optymalny przebieg procesu legalizacji jego zatrudnienia i/lub pobytu,
- przygotujemy rzetelnie kompletną dokumentację, dzięki czemu wnioski nie zostaną odrzucone ze względu na braki lub błędy formalne,
- uzyskamy stosowne zezwolenia w możliwie najkrótszym czasie,
- reprezentujemy firmy i cudzoziemca przed stosownymi urzędami,
- pilnujemy ważności uzyskanych zezwoleń, przypominamy o terminie ich upływu oraz w razie potrzeby je odnawiamy,
- informujemy o istotnych zmianach związanych z zatrudnianiem i pobytem obcokrajowców w Polsce.
